Quyết định Ban hành Văn bản
Hướng dẫn và Điều hành Cộng Đồng Công giáo Việt Nam Tổng Giáo phận
Seattle
Kính thưa Quý Ông Bà và Anh Chị
Em Công giáo Việt Nam trong Tổng Giáo phận Seattle
Lễ kính “Các thánh Tử đạo Việt Nam” năm 2007 này đánh dấu một giai đoạn
lịch sử quan trọng về vấn đề “tổ chức” và “điều hành” Cộng Đồng Công giáo Việt
Nam Tổng Giáo phận Seattle. Kết quả của hơn hai năm làm việc của Hội đồng Mục
vụ cấp Tổng Giáo phận và đã được đúc kết tronh viễn ảnh chung của Đức Tổng Giám
mục Brunett viết trong văn bản mục vụ với tựa đề “A Full of Hope - Một Tương lai tràn đầy Hy vọng”. Với nhu cầu mới
này, Đức Tổng Giám mục Brunett đã ban hành một quy chế làm việc được soạn thảo
lại và được ban hành vào dịp Mùa Chay 2007: “Many Gifts, One Spirit – Có nhiều đặc sủng khác nhau, nhưng chỉ có một
Thần Khí. Pastoral and Sacramental Policies for the Archdiocese of Seattle –
Chính sách Mục vụ và Lãnh nhận các Bí tích trong Tổng Giáo phậnSeattle”.
Trong chiều hướng thích nghi một
trong những lãnh vực của quy chế mới và sự mong muốn Cộng Đồng người Việt Công
giáo chúng ta cùng liên kết và hợp lực để thăng tiến trong một đường hướng Mục
vụ chung, Đức Tổng Giám mục đã giúp chúng ta
thực hiện viễn ảnh này qua sự tổ chức và điều hành “Vietnamese Ministry in the Archdiocese of Seattle – Văn phòng Mục vụ
chung của người Việt Nam trong Tổng Giáo phận Seattle”.
Sau hơn một năm qua, từ buổi
“tĩnh huấn” học tập văn bản của quy chế mới này do nhân viên văn phòng Toà Tổng
Giám mục hướng dẫn cùng các cuộc hội thảo góp ý tiếp theo đó gồm các thành
phần: Quý linh mục và tu sĩ nam nữ, Hội đồng Mục vụ Cộng Đồng (đại diện các
cộng đoàn, các hội đoàn, đoàn thể, nhóm, nhân sĩ, ...), Uỷ Ban Quy chế đã viết
và sửa lại nhiều lần văn bản hướng dẫn này vì được sự đóng góp những đề nghị thiết
thực trong viễn ảnh Mục vụ mới này.
Văn bản “Hướng dẫn và Điều hành Cộng Đồng Công giáo Việt Nam Tổng Giáo phận
Seattle” là một văn bản “linh động” và có thể tu chính theo nhu cầu và hoàn
cảnh sinh hoạt phù hợp với tinh thần quy chế của Tổng Giáo phận. Ngoài ra, “Mục vụ chung” của Cộng Đồng người Việt
Công giáo chúng ta sẽ tiếp tục thích nghi trong tương lai những văn kiện khác
về lãnh vực Bí tích và Phụng vụ đã được ban hành trong quy chế mới này.
Xinchân thành cảm ơn toàn thể các
thành phần trong cơ cấu lãnh đạo và cố vấn của Cộng Đồng Công giáo chúng ta đã
tham gia trong các cuộc tĩnh huấn, hội thảo và đóng góp ý kiến để văn bản được
hoàn thành.
Xin chân thành cám ơn các thành
viên của Uỷ Ban Quy Chế: Ông Phạm
Xuân Vinh (trưởng ban), Ông Nguyễn Hữu Cần, Bác sĩ Giáp Phúc Đạt, Ông Chủ Tịch
UBTV Phạm Ngọc Tuyền, Anh Nguyễn Duy Hướng, Anh Nguyễn Văn Kiên, Ông Nguyễn
Thanh Lâm, Ông Nguyễn Văn Lành, Thầy Phó tế Nguyễn Đức Mậu, Ông Nguyễn Xuân
Thu, Ông Trần Ngữ, Ông Nguyễn An Quý, Cụ Bùi Hữu Thư, Bác sĩ Lê Văn Thu, Cô
Nguyễn Thu Vân.
Đặc biệt xin chân thành cám ơn Bác sĩ Lê Văn Thu trong tiến trình soạn
thảo, Anh Nguyễn Văn Kiên trong công
việc kỹ thuật, Bác sĩ Giáp Phúc Đạt, Ông
Nguyễn Văn Lành, Ông Phạm Ngọc Tuyền và Ông Phạm Xuân Vinh trong các công
tác chuyển ngữ văn bản qua tiếng Anh.
Tất cả các thành viên thuộc “Uỷ
Ban Quy Chế” đã lãnh nhận và hoàn tất một công tác với nhiều thử thách cam go
qua nhiều sự hy sinh về việc hội họp, thảo luận và đóng góp kinh nghiệm làm
việc Cộng Đồng và Cộng Đoàn của nhiều năm qua cùng viễn ảnh Mục Vụ mới ngày
nay.
Tôi mong ước văn bản hướng dẫn
này sẽ cho chúng ta thấy được tinh thần chung của toàn thể mọi người “Có nhiều Đặc sủng khác nhau nhưng chỉ có
một Thần khí; có nhiều việc phục vụ khác nhau nhưng chỉ có một Chúa” (1 Côrintô
12:4).
Với sự hỗ trợ của Hội đồng Linh
mục & Tu sĩ và các cấp lãnh đạo trong Cộng Đồng, tôi xin chính thức ban
hành văn bản “Hướng dẫn về Tổ chức và Điều hành Cộng Đồng Công giáo Việt Nam
Tổng Giáo phận Seattle” vào ngày 25 tháng 11 năm 2007 nhân dịp Lễ kính Các
thánh Tử Đạo Việt Nam, bổn mạng Cộng Đồng Công giáo Việt Nam Tổng Giáo phận
Seattle.
Nguyện xin các Thánh Tử đạo Việt
Nam bầu cử và hộ giúp Cộng Đồng Công giáo chúng ta luôn vững tiến trong sự phát triển và thăng
tiến Cộng Đồng qua sự can đảm sống Niềm tin và sự Liên kết Trung thành với Chúa
Kytô và Giáo hội.
Ban hành trong dịp Lễ kính các thánh Tử đạo Việt Nam 2007
L.M. Phêrô Hoàng Phượng
HƯỚNG DẪN VỀ TỔ CHỨC VÀ ÐIỀU HÀNH
CỘNG ÐỒNG CÔNG GIÁO VIỆT NAM
TỔNG GIÁO PHẬN SEATTLE
I. DẪN NHẬP
Có nhiều đặc sủng khác
nhau nhưng chỉ có một Thần Khí;
có nhiều việc phục vụ khác
nhau nhưng chỉ có một Chúa
1 Corinthians 12:4
Vào dịp Lễ Chúa Thánh Thần Hiện Xuống năm 1978, Ðức Tổng Giám
Mục Hunthausen gởi đi một lá thư mục vụ mang tựa đề “Chia Sẻ Đặc Sủng, Chia Sẻ
Trách Nhiệm, Chia Sẻ Thần Khí” (Shared Gifts, Shared Responsibility, Shared
Spirit). Trong lá thư này, Ngài kêu gọi các giáo dân thuộc Miền Tây Tiểu Bang Washington nên cùng chịu
trách nhiệm về sứ vụ của Giáo Hội trong xứ đạo của họ. Vào tháng Sáu năm 1983,
Ngài lại cho ban hành một tài liệu, được gọi là “Xác định về Vai Trò và Trách
Nhiệm trong Giáo Hội Công Giáo tại Miền Tây Tiểu Bang Washington” (A Statement
on Roles and Responsibilities in the Roman Catholic Church in Western
Washington), nói rõ vai trò và trách nhiệm của xứ đạo cũng như của các vị lãnh
đạo và các cơ cấu lãnh đạo của Tòa Tổng Giám Mục, đặc biệt là về sự chia sẻ
trách nhiệm. Ngoài ra, Tòa Tổng Giám Mục đã ban hành văn kiện “Chính Sách và
Chỉ Ðạo cho Các Cơ Cấu Tham Vấn của Giáo Xứ” (Policy and Guidelines for Parish
Consultative Structures), mang tên You Are the Branches, để áp dụng trong toàn
giáo phận từ ngày 1 tháng 6 năm 1990.
Dựa theo các hướng dẫn mục vụ nói trên, và sau nhiều tháng
cầu nguyện và làm việc chung với các vị lãnh đạo Giáo Phận do Ðức Cố Tổng Giám
Mục Murphy chỉ định, Linh Mục Cựu Quản Nhiệm Trần Ðức Phương và một số giới
chức lãnh đạo của Cộng Ðồng Công Giáo Việt Nam thuộc Tổng Giáo Phận Seattle đã
hình thành được một mô thức tổ chức và điều hành mới cho Cộng Ðồng. Mô thức này
được triển khai thành một văn bản với tên “Chúng Ta Là Ngành – We Are the
Branches” đã được các giới chức lãnh đạo của Cộng Ðồng chấp thuận, và đã được
Ðức Cố Tổng Giám Mục Thomas J. Murphy phê chuẩn ngày 31 tháng 5 năm 1995. Văn
bản này sau đó đã được tu chính vào ngày 25 tháng 4 năm 1999.
Thời gian qua đi với nhiều thay đổi. Ðức Alexander Brunett đã
về làm Tổng Giám Mục Giáo Phận Seattle từ ngày 18 tháng 12 năm 1997. Ðến Mùa
Chay năm 2007, Ngài ban hành văn kiện “Many Gifts One Spirit” (tạm dịch: Nhiều
Ðặc Sủng Một Thần Khí) để tái tổ chức Tổng Giáo Phận theo đường hướng mới,
trong đó giá trị về sự chia sẻ trách nhiệm lãnh đạo Giáo Hội giữa các mục tử
với đoàn chiên theo tinh thần Công Ðồng Vaticano đệ Nhị lại một lần nữa được
xác định.
Cũng trong chiều hướng muốn cộng đồng người Việt Công Giáo
chúng ta thăng tiến trong một đường hướng mục vụ chung, Ðức Tổng Giám Mục
Brunett đã bổ nhiệm Linh Mục Hoàng Phượng vào chức vụ Episcopal Vicar (Tổng Đại
Diện về Mục Vụ) cho Cộng Đồng.
Việc bổ nhiệm chức vụ Tổng
Đại Diện về Mục Vụ kiêm Quản Nhiệm
(gọi tắt là Tổng Quản) cho Cộng Ðồng Công Giáo Việt Nam Tổng Giáo Phận Seattle
là một biểu hiện của sự quan tâm đặc biệt của Ðức Tổng Giám Mục Brunett trước
sự phát triển của Cộng Ðồng chúng ta, từ việc càng ngày càng có nhiều linh mục
Việt Nam phục vụ trong giáo phận đến việc giáo dân Việt Nam có một đời sống đức
tin truyền thống thật dồi dào.
Với chức vụ Tổng Quản, Linh Mục Hoàng Phượng sẽ coi sóc mục
vụ cho toàn thể Cộng Ðồng người Việt Công Giáo trong Tổng Giáo Phận Seattle (từ
Bellingham, phía bắc, đến Vancouver, phía nam, miền tây tiểu bang Washington).
Các giáo dân Công Giáo Việt Nam, theo lịch sử và truyền thống
từ năm 1977, đã qui tụ thành 11 cộng đoàn: Cộng đoàn Ðức Mẹ La Vang (vùng
Bellingham), Cộng đoàn Trinh Vương (vùng Everett), Cộng đoàn Fatima (vùng North
Seattle), Cộng đoàn Mông Triệu (vùng Eastside), Cộng đoàn Mân Côi (vùng
Central), Cộng đoàn Phêrô (vùng Southwest), Cộng đoàn Thánh Tâm (vùng Auburn),
Cộng đoàn Giuse (vùng Tacoma), Cộng đoàn Martin de Pores (vùng Olympia), Cộng
đoàn Longview, và Cộng đoàn Vancouver. Các cộng đoàn này đã tập họp thành Cộng
Ðồng Công Giáo Việt Nam Tổng Giáo Phận Seattle.
Các giáo dân qui tụ để sinh hoạt trong các cộng đoàn địa
phương này, thực ra, cư trú trong nhiều thành phố khác nhau trong vùng. Họ có
thể vừa ghi danh gia nhập các giáo xứ bản địa (Hoa Kỳ), vừa ghi danh gia nhập
cộng đoàn Công Giáo Việt Nam
địa phương. Nhu cầu của họ là được sinh hoạt mục vụ và phụng vụ bằng tiếng Việt Nam. Ngoài ra, với bản sắc và
truyền thống, họ cũng rất muốn duy trì và phát triển nếp sống văn hóa và ngôn
ngữ Việt Nam.
Ðể đáp ứng nhu cầu trên của giáo dân Việt Nam, Tòa Tổng Giám
Mục đã cố gắng cắt cử một số linh mục Việt Nam, nhân làm chánh xứ hay phó xứ
các giáo xứ bản địa, đảm trách luôn phần hành tuyên úy cho các cộng đoàn trong
vùng. Tuy nhiên, không phải cộng đoàn nào cũng có linh mục Việt Nam
trực tiếp coi sóc vì vấn đề nhân sự vẫn còn thiếu hụt. Việc chăm sóc các cộng
đoàn không có linh mục Việt Nam
ấy về phương diện mục vụ là một phần trách nhiệm của Linh Mục Tổng Quản.
Ðể giúp đỡ Linh Mục Tổng Quản hoàn thành mỹ mãn nhiệm vụ được
giao và để ý hướng của Ðức Tổng Giám Mục được thực hiện trọn vẹn, chúng ta -
hàng linh mục cũng như toàn thể giáo dân gốc Việt Nam trong Tổng Giáo Phận -
cần kết hợp để tổ chức nên một Cộng Ðồng lớn mạnh, thống nhất, và ổn định. Muốn
vậy, chúng ta cần có các cơ quan chỉ đạo và lãnh đạo được thiết lập căn cứ trên
tinh thần văn bản “Nhiều Ðặc Sủng Một Thần Khí” của Tòa Tổng Giám Mục cũng như
trên truyền thống văn hóa tôn giáo tốt đẹp của sắc dân Việt Nam.
II. HỆ THỐNG TỔ CHỨC TẠI TRUNG ƯƠNG
1. Thống thuộc và danh xưng:
a. Các
cộng đoàn địa phương nói trên được
Linh Mục Tổng Quản chỉ đạo và lãnh đạo về mọi phương diện. Các cộng đoàn ấy tập
họp thành Cộng Ðồng Công Giáo Việt Nam Tổng Giáo
Phận Seattle (gọi tắt là Cộng Ðồng).
b. Cộng
Ðồng có một cơ quan hành chánh trung ương đặt tại số 1230 East Fir Street, Seattle,
WA 98122.
Cộng Ðồng cũng có các cơ sở vật chất như nhà thờ Các Thánh Tử Ðạo Công Giáo
Việt Nam, Nhà Xứ, và các phòng ốc sinh hoạt, gần và xa địa điểm trên. Cơ quan
hành chánh trung ương và các cơ sở sinh hoạt ấy được gọi chung là Trung Tâm Mục Vụ.
c. Linh
Mục Tổng Quản kiêm nhiệm chức vụ Giám Ðốc
Trung Tâm.
d. Về
hàng tu sĩ, Linh Mục Tổng Quản được sự giúp đỡ trực tiếp của một hay nhiều linh mục phụ tá, và giúp đỡ gián tiếp của
các linh mục và tu sĩ Việt Nam khác đang phục vụ trong giáo phận.
e. Về
hàng giáo dân, Linh Mục Tổng Quản được sự giúp đỡ của Hội Ðồng Mục Vụ, Hội Ðồng Tài Chánh, các ban
ngành, các hội và đoàn thể, các nhóm, các ban, và văn phòng hành chánh.
f.
Ðể giúp Linh Mục Tổng Quản điều hành Cộng Ðồng và Trung
Tâm một cách hiệu quả, nhất là với tình trạng thiếu nhân viên, Cộng Ðồng - qua
các cộng đoàn địa phương - sẽ cung cấp nhân sự tình nguyện để thành lập nên một
Ủy Ban Thường Vụ với các ban chuyên
môn.
g. Các
linh mục Việt Nam được bổ nhiệm làm chánh hay phó xứ các giáo xứ Hoa Kỳ sẽ được
Linh Mục Tổng Quản mời gọi, và được Tòa Tổng Giám Mục cấp bài sai, kiêm nhiệm
chức vụ tuyên úy cho các cộng đoàn địa phương trong vùng. Nơi nào chưa có tuyên úy, Linh Mục Tổng Quản sẽ trực tiếp
coi sóc.
2. Các tổ chức tại trung ương:
a.
Trung Tâm Mục Vụ:
cơ quan hành chánh trung ương của Cộng Ðồng và các cơ sở vật chất như nhà thờ
các Thánh Tử Ðạo Công Giáo Việt Nam, nhà xứ, các phòng ốc sinh hoạt - gần cũng
như xa - cấu tạo nên Trung Tâm Mục Vụ của Cộng Ðồng. Linh Mục Tổng Quản kiêm
nhiệm chức vụ Giám Ðốc Trung Tâm.
b.
Hội Ðồng Linh Mục:
Nếu được, và trong niềm mong mỏi, các linh mục Việt Nam đang phục vụ trong Tổng
Giáo Phận sẽ kết hợp lại, qua lời mời của Linh Mục Tổng Quản, thành Hội Ðồng
Linh Mục. Hội Ðồng Linh Mục sẽ cố vấn cho - và cùng với - Linh Mục Tổng Quản
lãnh đạo Cộng Ðồng.
c.
Hội Ðồng Mục Vụ Cộng Ðồng:
Với chức năng của Linh Mục Tổng Quản hiện nay, và với quan niệm rằng Hội Ðồng
Mục Vụ Cộng Ðồng không những chỉ đóng vai trò tham vấn trong phạm vi mục vụ, mà
còn có những ý kiến đóng góp về các lãnh vực khác của Cộng Ðồng, như phát triển
cơ sở, sinh hoạt văn hóa và xã hội, đồng thời để nối kết các cộng đoàn ở xa,
Hội Ðồng Mục Vụ Cộng Ðồng sẽ qui tụ hai đại biểu từ mỗi cộng đoàn địa phương.
Một vị là thành viên có thẩm quyền trong hội đồng mục vụ của cộng đoàn (thường
là vị chủ tịch), vị kia là đại diện cho các đoàn thể trong cộng đoàn. Nhiệm kỳ
của mỗi đại biểu này trong Hội Ðồng Mục Vụ Cộng Ðồng là nhiệm kỳ của đương sự
trong hội đồng mục vụ hay đoàn thể tại cộng đoàn địa phương.
Với tính năng hoạt động và vai trò quan trọng của
các hội, đoàn và ca đoàn đang sinh hoạt tại Trung Tâm, mỗi đơn vị cũng cử một đại
biểu vào Hội Ðồng Mục Vụ. Nhiệm kỳ của mỗi đại biểu này trong Hội Ðồng Mục Vụ
là nhiệm kỳ của đương sự trong ban điều hành của đoàn thể mà họ đại diện. Ðể
được phép tham gia Hội Ðồng Mục Vụ Cộng Ðồng, các đoàn thể tại trung tâm phải
qui tụ được một số hội viên nhất định[1],
phải có các sinh hoạt thiết thực, và phải được Linh Mục Tổng Quản công nhận tư
cách hoạt động.
Linh Mục Tổng Quản cũng sẽ chọn lựa thêm một số nhân sĩ, không quá 5 người, có đức độ và khả
năng trong Cộng Ðồng vào Hội Ðồng Mục Vụ Cộng Ðồng. Nhiệm kỳ của mỗi vị là một
năm, nhưng có thể được lưu nhiệm vô hạn định.
Tất cả các đại biểu này sẽ giúp ý kiến cũng như đề
xuất các phương án kế hoạch công tác về đủ mọi lãnh vực (phát triển cơ sở vật
chất, thăng tiến về văn hóa, giáo dục, xã hội, và tôn giáo) lên Linh Mục Tổng
Quản để được cứu xét và chấp thuận. Ngược lại, Linh Mục Tổng Quản cũng có thể
gợi ý, đề xuất ý kiến nào đó cho Hội Ðồng Mục Vụ để Hội Ðồng triển khai thành
phương án kế hoạch, sau đó trình lên Linh Mục Tổng Quản để được cứu xét và chấp
thuận.
Các đại biểu này sẽ tự chọn ra 3 vị để giữ các
chức vụ chủ tịch, phó chủ tịch và thư ký trong Ban Ðiều Hành của Hội Ðồng Mục Vụ. Các đại
biểu trong Hội Ðồng Mục Vụ, tùy theo khả năng và sở thích, sẽ tập họp thành các
tiểu ban chuyên môn[2],
với một vị làm trưởng tiểu ban. Các tiểu ban
chuyên môn này sẽ đặc biệt nghiên cứu về các chính sách, dự án, kế hoạch
dài và ngắn hạn cho Cộng Ðồng trước khi đem ra thảo luận trong những buổi họp
hàng quí hay bất thường của Hội Ðồng Mục Vụ. Các Tiểu Ban Xây Dựng và Phát
Triển (cơ sở), Tiểu Ban Phụng Vụ và Thánh Nhạc, Tiểu Ban Giáo Lý và Ðức Tin,
Tiểu Ban Văn Hóa và Giáo Dục, Tiểu Ban Bác Ái và Xã Hội, và Tiểu Ban Truyền
Thông là những tiểu ban căn bản cần phải có trong Hội Ðồng.
d.
Hội Ðồng Tài Chánh:
Hội Ðồng Tài Chánh có trách nhiệm giữ sổ sách kế toán chi thu, hoạch định ngân
sách dài và ngắn hạn, và tìm các nguồn tài chánh cho Cộng Ðồng và Trung Tâm Mục
Vụ. Hội Ðồng Tài Chánh cũng phải tổ chức các cuộc kiểm toán ngân khoản hàng quí
và hàng năm của Cộng Ðồng và Trung Tâm Mục Vụ để báo cáo tình hình lên Linh Mục
Tổng Quản và trước Cộng Ðồng.
Hội Ðồng Tài Chánh gồm khoảng 5 ủy viên, là những
người không những có khả năng chuyên môn về tài chánh, biết dự trù ngân sách
tương lai, mà còn có óc tổ chức các chương trình phát triển ngân quỹ cho Cộng
Ðồng. Những người này tham gia Hội Ðồng qua hình thức tình nguyện hoặc đề cử,
và được Linh Mục Tổng Quản chấp thuận. Hội Ðồng Tài Chánh có một Ban Ðiều Hành với các chức vụ chủ tịch, phó chủ tịch và thư ký do chính nội bộ tự chọn. Nhiệm kỳ của
mỗi ủy viên Hội Ðồng Tài Chánh là 3 năm, nhưng có thể được tái cử vô hạn định[3].
Hội Ðồng Tài Chánh cần nghiên cứu và áp dụng các
qui định về tài chánh của Tòa Tổng Giám Mục, đồng thời sắp xếp nhân sự trong
Hội Ðồng sao cho việc quản trị[4]
về tài chánh của Cộng Ðồng được minh bạch và hợp lệ.
·
Chủ Tịch:
điều hành tổng quát.
·
Phó Chủ Tịch:
phụ tá Chủ Tịch và thay thế Chủ Tịch khi cần thiết.
·
Thư Ký:
giữ sổ sách, giấy tờ điều hành, biên bản của Ủy Ban Thường Vụ.
·
Trưởng Ban
Phụng Vụ và Thánh Nhạc: tổ chức và điều hợp các công tác về phụng vụ và
thánh nhạc. Ban này cũng điều hợp công tác của các đoàn thể công giáo tiến hành
và các ca đoàn.
·
Trưởng Ban
Giáo Lý và Ðức Tin: tổ chức và điều hợp các công tác về truyền giáo, dạy
giáo lý, và củng cố đức tin. Ban này cũng điều hợp công tác của các lớp giáo
lý.
·
Trưởng Ban Văn
Hóa và Giáo Dục: tổ chức và điều hợp các công tác trong lãnh vực văn hóa
(tổ chức các lễ hội truyền thống, khuyến khích việc bảo tồn và phát triển văn
hóa Việt). Ban này cũng điều hợp công tác của các lớp Việt ngữ.
·
Trưởng Ban Bác
Ái và Xã Hội: tổ chức và điều hợp các công tác về xã hội và bác ái[5].
Ban này cũng điều hợp công tác của các hội từ thiện.
·
Trưởng Ban
Truyền Thông: tổ chức và điều hợp các công tác về truyền thông. Ban này
cũng điều hợp công tác của ban báo chí và nhóm chuyên viên về trang nhà.
·
Trưởng Ban Bảo
Trì Cơ Sở: tổ chức và điều hợp việc sử dụng cũng như bảo trì các tài sản
(phòng ốc, dụng cụ, vật tư) của Cộng Ðồng.
·
Trưởng Ban An
Ninh: tổ chức và điều hợp việc giữ gìn an ninh cơ sở, an ninh cho các
sinh hoạt tại trung tâm hay tại các địa điểm sinh hoạt.
Ngoài ra, khi có nhu cầu, Linh Mục Tổng Quản có
thể thành lập các ban hay nhóm chuyên trách để thực hiện các kế hoạch công tác
đặc biệt. Các nhóm hay ban này có thể hoạt động độc lập hoặc phối hợp với các
ban ngành đoàn thể khác.
Các ban trong Ủy Ban Thường Vụ có thể cộng tác với
các tiểu ban chuyên môn trong Hội Ðồng Mục Vụ để cùng nghiên cứu và đệ trình
các dự án kế hoạch lên Hội Ðồng để thảo luận. Tuy nhiên, trong các buổi thảo
luận này, các đại biểu của Ủy Ban Thường Vụ không được quyền bỏ phiếu.
Các trưởng ban nên mời gọi thêm nhân sự tham gia
để tăng cường khả năng phục vụ của ban. Có thể có các phụ tá hay ủy viên, nhiều
ít tùy theo nhu cầu của ban, nhưng những vị này không chính thức[6]
nằm trong Uỷ Ban Thường Vụ.
Các vị trưởng ban vừa là tham vấn riêng cho Linh
Mục Tổng Quản về lãnh vực chuyên trách, vừa là người thực hiện các đề án công
tác đã được các Hội Ðồng thông qua và được Linh Mục Tổng Quản chấp thuận. Qua
phần hành họ giữ và khả năng họ có, Ủy Ban Thường Vụ là thành phần chủ động
trong các công tác của Cộng Ðồng và các sinh hoạt của Trung Tâm Mục Vụ.
Vị Chủ Tịch có thể được Linh Mục Tổng Quản chỉ
định đại diện cho Cộng Ðồng tham gia các sinh hoạt bên ngoài Cộng Ðồng.
Những người này cần có khả năng về tổ chức, về
lãnh đạo, hoặc chuyên môn đặc biệt về các phần hành mà mình trách nhiệm. Họ
tham gia Ủy Ban qua hình thức tình nguyện hoặc đề cử, và phải qua các giai đoạn
cầu nguyện, học hỏi và tìm hiểu trong các sinh hoạt tĩnh huấn. Họ cần được Hội
Ðồng Mục Vụ Cộng Ðồng tín nhiệm[7]
và phải được Linh Mục Tổng Quản chấp nhận.
Nhiệm kỳ của mỗi thành viên trong Ủy Ban Thường Vụ
là 3 năm, và có thể được tái cử vào một chức vụ[8]
không quá một lần trong 2 nhiệm kỳ liên tiếp.
Để tránh mâu thuẫn về vai trò và chức năng giữa
hai tổ chức Hội Đồng Mục Vụ và Uỷ Ban Thường Vụ, các thành viên Hội Đồng Mục Vụ
không được tham gia Uỷ Ban Thường Vụ và ngược lại[9].
f.
Văn phòng hành chánh:
Ít nhất Trung Tâm Mục Vụ cần có hai nhân viên được trả lương: một về hành
chánh, và một về tài chánh, kế toán.
g.
Các ban ngành và nhóm chuyên môn[10]:
là các lớp Việt ngữ, giáo lý, các ban báo chí, kỹ thuật trang nhà, nhóm Hoan
Thiện, nhóm đặc trách giới trẻ, v.v., đang sinh hoạt tại Trung Tâm. Các ban
ngành và nhóm này nên thường xuyên liên lạc, sinh hoạt chung với các ban ngành
và nhóm ở địa phương khi hoàn cảnh cho phép hoặc khi có nhu cầu chung.
h.
Các đoàn thể Công Giáo Tiến Hành và ca đoàn:
là các ca đoàn, hội và đoàn đang sinh hoạt tại Trung Tâm. Mỗi đoàn thể này được
điều hành bởi một ban điều hành do các thành viên tự bầu chọn theo qui định
riêng của đoàn thể mình. Nhiệm kỳ của ban điều hành các đoàn thể này nên được
qui định chung là 3 năm. Ðể được hợp lệ, thành phần ban điều hành mới cần được
Linh Mục Tổng Quản chấp nhận. Các đoàn thể tại Trung Tâm và các địa phương nên
thường xuyên tìm cách liên lạc và tạo điều kiện cho các hội viên, đoàn viên
sinh hoạt chung.
III. GIÁO DÂN: QUYỀN LỢI VÀ TRÁCH NHIỆM
·
Giáo dân gia nhập Cộng Ðồng qua cộng đoàn địa
phương.
·
Chỉ các giáo dân chính thức gia nhập Cộng Ðồng
mới được hưởng mọi quyền lợi tại cộng đoàn địa phương cũng như tại Trung Tâm
Mục Vụ.
·
Giáo dân cần đóng góp công sức và tài chánh cho
Cộng Ðồng xuyên qua các cộng đoàn địa phương hay trực tiếp cho Trung Tâm. Quy
định và thể thức đóng góp sẽ được quyết định bởi Hội Ðồng Mục Vụ và Hội Ðồng
Tài Chánh.
·
Giáo dân tại các địa phương, nếu đã dấn thân
hoạt động tại các cộng đoàn, cũng nên tìm cách tham gia thêm vào các sinh hoạt
tại Trung Tâm khi hoàn cảnh cho phép (kể cả việc tham gia các chức vụ tại Trung
Tâm, hay gia nhập các đoàn thể, tổ chức của Trung Tâm).
·
Ðể được nắm giữ các chức vụ tại Trung Tâm cũng
như ở địa phương, đương sự phải là giáo dân đã ghi danh gia nhập chính thức tại
một cộng đoàn, có đóng góp tài chánh theo qui định, có hạnh kiểm tốt, không
sống rối phép đạo, và không từng mang án hình sự ngoài đời[11].
IV. VAI TRÒ CỦA TRUNG TÂM MỤC VỤ ÐỐI VỚI CỘNG ÐOÀN ÐỊA PHƯƠNG
·
Ðáp ứng các nhu cầu về mục vụ và phụng vụ của các
cộng đoàn.
·
Ðáp ứng các nhu cầu khác của các cộng đoàn khi
được yêu cầu.
·
Giúp huấn luyện và đào tạo các cán bộ cho các
cộng đoàn.
·
Ðối với các cộng đoàn hiện đã có linh mục Việt Nam làm tuyên
úy (chính thức hay tăng phái), các cộng đoàn có thể tự túc về mọi phương diện
trong mọi lãnh vực sinh hoạt.
·
Ðối với các cộng đoàn xa mà không có linh mục
Việt Nam làm tuyên úy, Trung
Tâm Mục Vụ sẽ gởi các linh mục Việt Nam về phục vụ theo lịch trình hoặc
nhu cầu cấp thời.
·
Ðối với các cộng đoàn ở gần Trung Tâm mà không có
linh mục Việt Nam,
Trung Tâm Mục Vụ khuyến khích giáo dân về sinh hoạt thường xuyên tại Trung Tâm.
Tuy nhiên, khi cộng đoàn này có các sinh hoạt đặc biệt riêng, Trung Tâm vẫn
khuyến khích và sẽ gởi linh mục Việt Nam về phục vụ theo yêu cầu.
·
Trung Tâm Mục Vụ sẽ tạo cơ hội cho các cộng đoàn
địa phương liên hệ tốt[12]
với các giáo xứ bản địa trong vùng, khi được yêu cầu.
V. TỔ CHỨC TẠI CÁC CỘNG ÐOÀN ÐỊA PHƯƠNG
·
Các cộng đoàn địa phương nên nghiên cứu văn bản
Nhiều Ðặc Sủng Một Thần Khí (Many Gifts One Spirit) của Tòa Tổng Giám Mục và
văn bản này của Cộng Ðồng Công Giáo Việt Nam Tổng Giáo Phận Seattle để thiết
lập nên một qui định tổ chức riêng cho cộng đoàn sao cho phù hợp với đường
hướng của Tổng Giáo Phận và Cộng Ðồng.
Mỗi cộng đoàn địa phương nên có một cơ cấu lãnh đạo thống nhất, gọi
chung là Hội Ðồng Mục Vụ cộng đoàn.
Các hội đồng mục vụ này ngoài chức năng tham vấn về mục vụ cho các linh mục
tuyên úy cộng đoàn còn có chức năng điều hành cộng đoàn về mọi phương diện.
·
Mỗi hội đồng mục vụ cộng đoàn nên có một chủ tịch, một phó chủ tịch, một thư ký, một thủ quỹ, và các trưởng ban chuyên môn. Việc chọn lựa các
chức vụ này cũng cần theo hướng dẫn trong hai văn bản nói trên. Nhiệm kỳ của
các thành viên này là 3 năm, và có thể được tái cử vào một chức vụ không quá
một lần trong hai nhiệm kỳ liên tiếp.
·
Mỗi cộng đoàn cũng nên có một ban tài chánh với chức năng và tổ chức tương
tự như Hội Ðồng Tài Chánh của Cộng Ðồng.
·
Tất cả các chức vụ trong hội đồng mục vụ, ban
tài chánh, hay các đoàn thể của cộng đoàn, sau khi được bầu chọn, đều phải được
trình báo lên Linh Mục Tổng Quản hoặc linh mục tuyên úy cộng đoàn liên hệ để
xin chấp nhận.
VI. ÐỊNH LẠI RANH GIỚI CÁC CỘNG ÐOÀN
Tổng Giáo Phận hiện nay có 10 hạt (deaneries). Căn cứ vào sự
phân ranh của các hạt, Tòa Tổng Giám Mục bổ nhiệm các linh mục phục vụ các giáo
xứ, trong đó có các linh mục gốc Việt Nam. Ðể phù hợp với việc phân bổ
các linh mục của Tòa Tổng Giám Mục, và mang lại lợi ích thiết thực cho giáo dân
Việt Nam, ranh giới của các cộng đoàn địa phương cũng có thể sẽ được phân lại
theo ranh giới của các hạt khi thời gian và điều kiện cho phép.
VII. TƯƠNG QUAN VỚI LIÊN ÐOÀN CÔNG GIÁO VIỆT NAM TẠI HOA KỲ
Cộng Đồng Công Giáo Việt Nam Tổng Giáo Phận Seattle, trong
tinh thần giao lưu, là một thành viên của Liên Đoàn Công Giáo Việt Nam tại Hoa
Kỳ, thuộc miền Tây Bắc. Cộng Đồng có thể tổ chức hay tham gia những sinh hoạt
chung với Liên Đoàn, tùy hoàn cảnh và điều kiện theo từng thời kỳ. Vị Chủ Tịch
Ủy Ban Thường Vụ của Cộng Đồng sẽ là đại diện chính thức của Cộng Ðồng tại tổ
chức này. Các cá nhân khác trong Cộng Ðồng cũng có thể tham gia vào các chức vụ
trong ban điều hành các cấp của Liên Ðoàn, nhưng không mang tư cách đại diện
cho Cộng Ðồng.
VIII. TU CHÍNH
Bản văn này có thể được tu chính, một phần hay toàn phần, khi
nhu cầu hay hoàn cảnh sinh hoạt của Cộng Ðồng thay đổi. Tuy nhiên, việc tu
chính phải phù hợp với các chỉ đạo của Tòa Tổng Giám Mục và các lợi ích của
Cộng Ðồng.
[1] Con
số hội viên mà mỗi đoàn thể phải có để đạt yêu cầu qui định không nhất thiết
phải đông mà chủ yếu là phải đủ để hoạt động hữu hiệu tùy theo phạm vi và nhu
cầu hoạt động của đoàn thể đó.
[2] Gọi
là “tiểu ban” chuyên môn trong Hội Ðồng Mục Vụ là để khỏi lẫn lộn với các “ban”
trong Ủy Ban Thường Vụ. “Tiểu ban” trong Hội Ðồng Mục Vụ có nhiệm vụ tương
đương với commission, và “ban” trong Ủy Ban Thường Vụ có nhiệm vụ tương đương
với ministry hay committee trong văn bản Many Gifts One Spirit. Các tiểu ban
trong Hội Đồng Mục Vụ là tập hợp các thành viên có chung khả năng chuyên môn và
sở thích phục vụ. Các tiểu ban chuyên môn này làm việc/nghiên cứu trên các
chương trình mà Cộng Đồng sẽ thực hiện trong tương lai, sau đó đúc kết thành
phương án để đưa ra thảo luận chung trong phiên họp kỳ tới của Hội Đồng Mục Vụ
[3] Ðối
với các thành viên có chuyên môn cao trong lãnh vực tài chánh thì họ có thể
được tái cử vô hạn định, nếu như Cộng Ðồng vẫn cần khả năng đóng góp của họ và
nếu các giới chức lãnh đạo Cộng Ðồng vẫn tiếp tục tín nhiệm họ
[4] Hội
Ðồng Tài Chánh cần tuyển thêm nhân sự tin cậy để kết toán và tạm giữ tiền thu
trong các thánh lễ trước khi bỏ vào tủ sắt có khóa, hay ký quỹ vào ngân hàng.
Các giới chức lãnh đạo Hội Ðồng này phải cắt cử nhân viên sao cho việc kiểm
soát ngân khoản và lưu giữ tiền mặt không bị thất thoát hay có kẽ hở
[5] Công
tác xã hội không nhất thiết phải là trợ giúp về tiền bạc hay vật chất. Thăm
viếng, an ủi, nâng đỡ tinh thần, khuyên bảo, cầu nguyện cho, v.v., cũng là các
trách nhiệm hoạt động của Ban Bác Ái và Xã Hội
[6] Trưởng
ban trong Uỷ Ban Thường Vụ có thể chỉ định một số thành viên trong ban vào các
chức vụ phụ tá trưởng ban, ủy viên hay thư ký. Các thành viên này tuy không
chính thức nằm trong Uỷ Ban Thường Vụ nhưng họ được (và rất nên được) tham dự
các phiên họp của Ủy Ban Thường Vụ, khi cần
[7] Ủy
Ban Thường Vụ gồm những người tình nguyện, được chọn không qua bầu cử trực tiếp
bởi giáo dân. Ðể những người này được “danh chính ngôn thuận” và có uy tín
trước Cộng Ðồng trong khi thi hành chức vụ, họ không những phải cần được Linh
Mục Tổng Quản chấp nhận mà còn phải được giáo dân tín nhiệm cách gián tiếp
xuyên qua tổ chức đại diện của họ là Hội Ðồng Mục Vụ Cộng Ðồng. Khi có một
thành viên của Uỷ Ban Thường Vụ phạm lỗi nặng, Hội Đồng Mục Vụ cũng là cơ quan
có trách nhiệm tìm phương thức chế tài đối với thành viên đó và đệ trình Linh
Mục Tổng Quản quyết định.
[8] Nhiệm
kỳ của các thành viên trong Ủy Ban Thường Vụ cũng như các ban điều hành của các
đoàn thể, hội đoàn, cộng đoàn theo hướng dẫn trong văn bản Many Gifts One
Spirit là 3 năm và có thể được tái cử một lần. Ðiều ấy rất hợp lý vì giúp tránh
được trường hợp một người giữ một chức vụ quá lâu, trong khi những người khác
không có cơ hội phục vụ. Tuy nhiên, 3 năm sau khi mãn nhiệm, thành viên ấy có
thể trở lại ứng cử vào chức vụ cũ mà mình đã giữ trước đây. Ðiều này sẽ giúp
cho Cộng Ðồng giữ được nhân tài nếu như người ấy là người có đức độ và khả năng
thật sự.
[9] Hội
Đồng Mục Vụ và Uỷ Ban Thường Vụ là hai tổ chức cao nhất của Cộng Đồng. Hai tổ
chức này có vai trò và chức năng khác nhau, một đằng là chỉ đạo/lãnh đạo (Hội
Đồng Mục Vụ), một đằng là điều hành (Uỷ Ban Thường Vụ). Muốn hoạt động hữu
hiệu, hai cơ quan này cần hợp tác chặt chẽ với nhau, nhưng không được chi phối
hay can thiệp vào nội bộ của nhau. Để đạt được mục đích này, thành viên nào của
Hội Đồng Mục Vụ muốn tham gia Uỷ Ban Thường Vụ thì trước hết phải rút lui/từ
chức khỏi Hội Đồng. Ngược lại, thành viên nào của Uỷ Ban Thường Vụ muốn tham
gia Hội Đồng Mục Vụ thì cũng phải rút lui khỏi Uỷ Ban Thường Vụ. Các giới chức
lãnh đạo khác của các cộng đoàn hay hội đoàn, không phải là đại biểu trong Hội
Đồng Mục Vụ, dù đã tham gia Uỷ Ban Thường Vụ, thì vẫn không nhất thiết phải rút
lui khỏi chức vụ mà mình đang nắm trong cộng đoàn hay đoàn thể đó, nếu như tự
xét thấy mình vẫn có thì giờ và năng lực để thi hành cả hai chức vụ.
[10] Các
nhóm thường chưa phải là một hội đoàn hay đoàn thể, nên không có đại biểu trong
Hội Ðồng Mục Vụ. Thành viên các nhóm chuyên môn này nên tham gia Uỷ Ban Thường
Vụ để đóng góp khả năng đặc biệt của mình vào các sinh hoạt của Cộng Đồng.
[11] Ðể
biết được quá khứ của ứng viên, các giới chức lãnh đạo Cộng Ðồng thường phải
căn cứ trên bản lý lịch của đương sự, ý kiến của người đề cử, dư luận trong
Cộng Ðồng, và có thể phải dùng đến các phương thức điều tra dân sự của cảnh
sát. Phương thức nào cũng nên được thực hiện một cách kín đáo, tránh làm thương
tổn đến danh dự và tình cảm của ứng viên. Ðể làm được công tác vận động người
ra phục vụ Cộng Ðồng cũng như điều tra
quá khứ, lý lịch của họ, Cộng Ðồng cần có một ủy ban đặc biệt, gọi là Ủy Ban
Vận Dụng Nhân Lực, gồm khoảng 5 đến 10 người, đặt dưới sự chỉ đạo và lãnh đạo
của Linh Mục Tổng Quản. Ủy Ban này có thể làm việc ngắn hạn hoặc dài hạn, tùy
theo nhu cầu
[12] Các
cộng đoàn địa phương đôi khi gặp rắc rối với các giáo xứ bản địa trong vùng,
như vấn đề sử dụng nhà thờ, phòng ốc, vấn đề trả chi phí thuê mướn, đóng góp
tiền thâu, v.v. Trung Tâm Mục Vụ Cộng Ðồng, qua Linh Mục Tổng Quản, các Linh
Mục phụ tá, và các Linh Mục tuyên úy cộng đoàn, sẽ có thể giúp bằng cách tạo
một gạch nối để hai bên thông cảm và đạt được các thỏa thuận hợp lý