Sunday, May 7, 2017

Văn bản Hướng dẫn và Điều hành Cộng Đồng Công giáo Việt Nam Tổng Giáo phận Seattle 2007

Quyết định Ban hành Văn bản
Hướng dẫn và Điều hành Cộng Đồng Công giáo Việt Nam Tổng Giáo phận Seattle


Kính thưa Quý Ông Bà và Anh Chị Em Công giáo Việt Nam trong Tổng Giáo phận Seattle

Lễ kính “Các thánh Tử đạo Việt Nam” năm 2007 này đánh dấu một giai đoạn lịch sử quan trọng về vấn đề “tổ chức” và “điều hành” Cộng Đồng Công giáo Việt Nam Tổng Giáo phận Seattle. Kết quả của hơn hai năm làm việc của Hội đồng Mục vụ cấp Tổng Giáo phận và đã được đúc kết tronh viễn ảnh chung của Đức Tổng Giám mục Brunett viết trong văn bản mục vụ với tựa đề “A Full of Hope - Một Tương lai tràn đầy Hy vọng”. Với nhu cầu mới này, Đức Tổng Giám mục Brunett đã ban hành một quy chế làm việc được soạn thảo lại và được ban hành vào dịp Mùa Chay 2007: “Many Gifts, One Spirit – Có nhiều đặc sủng khác nhau, nhưng chỉ có một Thần Khí. Pastoral and Sacramental Policies for the Archdiocese of Seattle – Chính sách Mục vụ và Lãnh nhận các Bí tích trong Tổng Giáo phậnSeattle”.

Trong chiều hướng thích nghi một trong những lãnh vực của quy chế mới và sự mong muốn Cộng Đồng người Việt Công giáo chúng ta cùng liên kết và hợp lực để thăng tiến trong một đường hướng Mục vụ chung, Đức Tổng Giám mục đã giúp chúng ta  thực hiện viễn ảnh này qua sự tổ chức và điều hành “Vietnamese Ministry in the Archdiocese of Seattle – Văn phòng Mục vụ chung của người Việt Nam trong Tổng Giáo phận Seattle”.

Sau hơn một năm qua, từ buổi “tĩnh huấn” học tập văn bản của quy chế mới này do nhân viên văn phòng Toà Tổng Giám mục hướng dẫn cùng các cuộc hội thảo góp ý tiếp theo đó gồm các thành phần: Quý linh mục và tu sĩ nam nữ, Hội đồng Mục vụ Cộng Đồng (đại diện các cộng đoàn, các hội đoàn, đoàn thể, nhóm, nhân sĩ, ...), Uỷ Ban Quy chế đã viết và sửa lại nhiều lần văn bản hướng dẫn này vì được sự đóng góp những đề nghị thiết thực trong viễn ảnh Mục vụ mới này.

Văn bản “Hướng dẫn và Điều hành Cộng Đồng Công giáo Việt Nam Tổng Giáo phận Seattle” là một văn bản “linh động” và có thể tu chính theo nhu cầu và hoàn cảnh sinh hoạt phù hợp với tinh thần quy chế của Tổng Giáo phận. Ngoài ra, “Mục vụ chung” của Cộng Đồng người Việt Công giáo chúng ta sẽ tiếp tục thích nghi trong tương lai những văn kiện khác về lãnh vực Bí tích và Phụng vụ đã được ban hành trong quy chế mới này.

Xinchân thành cảm ơn toàn thể các thành phần trong cơ cấu lãnh đạo và cố vấn của Cộng Đồng Công giáo chúng ta đã tham gia trong các cuộc tĩnh huấn, hội thảo và đóng góp ý kiến để văn bản được hoàn thành.

Xin chân thành cám ơn các thành viên của Uỷ Ban Quy Chế: Ông Phạm Xuân Vinh (trưởng ban), Ông Nguyễn Hữu Cần, Bác sĩ Giáp Phúc Đạt, Ông Chủ Tịch UBTV Phạm Ngọc Tuyền, Anh Nguyễn Duy Hướng, Anh Nguyễn Văn Kiên, Ông Nguyễn Thanh Lâm, Ông Nguyễn Văn Lành, Thầy Phó tế Nguyễn Đức Mậu, Ông Nguyễn Xuân Thu, Ông Trần Ngữ, Ông Nguyễn An Quý, Cụ Bùi Hữu Thư, Bác sĩ Lê Văn Thu, Cô Nguyễn Thu Vân.

Đặc biệt xin chân thành cám ơn Bác sĩ Lê Văn Thu trong tiến trình soạn thảo, Anh Nguyễn Văn Kiên trong công việc kỹ thuật, Bác sĩ Giáp Phúc Đạt, Ông Nguyễn Văn Lành, Ông Phạm Ngọc Tuyền và Ông Phạm Xuân Vinh trong các công tác chuyển ngữ văn bản qua tiếng Anh.

Tất cả các thành viên thuộc “Uỷ Ban Quy Chế” đã lãnh nhận và hoàn tất một công tác với nhiều thử thách cam go qua nhiều sự hy sinh về việc hội họp, thảo luận và đóng góp kinh nghiệm làm việc Cộng Đồng và Cộng Đoàn của nhiều năm qua cùng viễn ảnh Mục Vụ mới ngày nay.

Tôi mong ước văn bản hướng dẫn này sẽ cho chúng ta thấy được tinh thần chung của toàn thể mọi người “Có nhiều Đặc sủng khác nhau nhưng chỉ có một Thần khí; có nhiều việc phục vụ khác nhau nhưng chỉ có một Chúa” (1 Côrintô 12:4).

Với sự hỗ trợ của Hội đồng Linh mục & Tu sĩ và các cấp lãnh đạo trong Cộng Đồng, tôi xin chính thức ban hành văn bản “Hướng dẫn về Tổ chức và Điều hành Cộng Đồng Công giáo Việt Nam Tổng Giáo phận Seattle” vào ngày 25 tháng 11 năm 2007 nhân dịp Lễ kính Các thánh Tử Đạo Việt Nam, bổn mạng Cộng Đồng Công giáo Việt Nam Tổng Giáo phận Seattle.

Nguyện xin các Thánh Tử đạo Việt Nam bầu cử và hộ giúp Cộng Đồng Công giáo chúng ta  luôn vững tiến trong sự phát triển và thăng tiến Cộng Đồng qua sự can đảm sống Niềm tin và sự Liên kết Trung thành với Chúa Kytô và Giáo hội.

Ban hành trong dịp Lễ kính các thánh Tử đạo Việt Nam 2007

L.M. Phêrô Hoàng Phượng






HƯỚNG DẪN VỀ TỔ CHỨC VÀ ÐIỀU HÀNH
CỘNG ÐỒNG CÔNG GIÁO VIỆT NAM
TỔNG GIÁO PHẬN SEATTLE






I.         DẪN NHẬP

Có nhiều đặc sủng khác nhau nhưng chỉ có một Thần Khí;
có nhiều việc phục vụ khác nhau nhưng chỉ có một Chúa
1 Corinthians 12:4

Vào dịp Lễ Chúa Thánh Thần Hiện Xuống năm 1978, Ðức Tổng Giám Mục Hunthausen gởi đi một lá thư mục vụ mang tựa đề “Chia Sẻ Đặc Sủng, Chia Sẻ Trách Nhiệm, Chia Sẻ Thần Khí” (Shared Gifts, Shared Responsibility, Shared Spirit). Trong lá thư này, Ngài kêu gọi các giáo dân thuộc Miền Tây Tiểu Bang Washington nên cùng chịu trách nhiệm về sứ vụ của Giáo Hội trong xứ đạo của họ. Vào tháng Sáu năm 1983, Ngài lại cho ban hành một tài liệu, được gọi là “Xác định về Vai Trò và Trách Nhiệm trong Giáo Hội Công Giáo tại Miền Tây Tiểu Bang Washington” (A Statement on Roles and Responsibilities in the Roman Catholic Church in Western Washington), nói rõ vai trò và trách nhiệm của xứ đạo cũng như của các vị lãnh đạo và các cơ cấu lãnh đạo của Tòa Tổng Giám Mục, đặc biệt là về sự chia sẻ trách nhiệm. Ngoài ra, Tòa Tổng Giám Mục đã ban hành văn kiện “Chính Sách và Chỉ Ðạo cho Các Cơ Cấu Tham Vấn của Giáo Xứ” (Policy and Guidelines for Parish Consultative Structures), mang tên You Are the Branches, để áp dụng trong toàn giáo phận từ ngày 1 tháng 6 năm 1990.
Dựa theo các hướng dẫn mục vụ nói trên, và sau nhiều tháng cầu nguyện và làm việc chung với các vị lãnh đạo Giáo Phận do Ðức Cố Tổng Giám Mục Murphy chỉ định, Linh Mục Cựu Quản Nhiệm Trần Ðức Phương và một số giới chức lãnh đạo của Cộng Ðồng Công Giáo Việt Nam thuộc Tổng Giáo Phận Seattle đã hình thành được một mô thức tổ chức và điều hành mới cho Cộng Ðồng. Mô thức này được triển khai thành một văn bản với tên “Chúng Ta Là Ngành – We Are the Branches” đã được các giới chức lãnh đạo của Cộng Ðồng chấp thuận, và đã được Ðức Cố Tổng Giám Mục Thomas J. Murphy phê chuẩn ngày 31 tháng 5 năm 1995. Văn bản này sau đó đã được tu chính vào ngày 25 tháng 4 năm 1999.
Thời gian qua đi với nhiều thay đổi. Ðức Alexander Brunett đã về làm Tổng Giám Mục Giáo Phận Seattle từ ngày 18 tháng 12 năm 1997. Ðến Mùa Chay năm 2007, Ngài ban hành văn kiện “Many Gifts One Spirit” (tạm dịch: Nhiều Ðặc Sủng Một Thần Khí) để tái tổ chức Tổng Giáo Phận theo đường hướng mới, trong đó giá trị về sự chia sẻ trách nhiệm lãnh đạo Giáo Hội giữa các mục tử với đoàn chiên theo tinh thần Công Ðồng Vaticano đệ Nhị lại một lần nữa được xác định.
Cũng trong chiều hướng muốn cộng đồng người Việt Công Giáo chúng ta thăng tiến trong một đường hướng mục vụ chung, Ðức Tổng Giám Mục Brunett đã bổ nhiệm Linh Mục Hoàng Phượng vào chức vụ Episcopal Vicar (Tổng Đại Diện về Mục Vụ) cho Cộng Đồng.
Việc bổ nhiệm chức vụ Tổng Đại Diện về Mục Vụ kiêm Quản Nhiệm (gọi tắt là Tổng Quản) cho Cộng Ðồng Công Giáo Việt Nam Tổng Giáo Phận Seattle là một biểu hiện của sự quan tâm đặc biệt của Ðức Tổng Giám Mục Brunett trước sự phát triển của Cộng Ðồng chúng ta, từ việc càng ngày càng có nhiều linh mục Việt Nam phục vụ trong giáo phận đến việc giáo dân Việt Nam có một đời sống đức tin truyền thống thật dồi dào.
Với chức vụ Tổng Quản, Linh Mục Hoàng Phượng sẽ coi sóc mục vụ cho toàn thể Cộng Ðồng người Việt Công Giáo trong Tổng Giáo Phận Seattle (từ Bellingham, phía bắc, đến Vancouver, phía nam, miền tây tiểu bang Washington).
Các giáo dân Công Giáo Việt Nam, theo lịch sử và truyền thống từ năm 1977, đã qui tụ thành 11 cộng đoàn: Cộng đoàn Ðức Mẹ La Vang (vùng Bellingham), Cộng đoàn Trinh Vương (vùng Everett), Cộng đoàn Fatima (vùng North Seattle), Cộng đoàn Mông Triệu (vùng Eastside), Cộng đoàn Mân Côi (vùng Central), Cộng đoàn Phêrô (vùng Southwest), Cộng đoàn Thánh Tâm (vùng Auburn), Cộng đoàn Giuse (vùng Tacoma), Cộng đoàn Martin de Pores (vùng Olympia), Cộng đoàn Longview, và Cộng đoàn Vancouver. Các cộng đoàn này đã tập họp thành Cộng Ðồng Công Giáo Việt Nam Tổng Giáo Phận Seattle.
Các giáo dân qui tụ để sinh hoạt trong các cộng đoàn địa phương này, thực ra, cư trú trong nhiều thành phố khác nhau trong vùng. Họ có thể vừa ghi danh gia nhập các giáo xứ bản địa (Hoa Kỳ), vừa ghi danh gia nhập cộng đoàn Công Giáo Việt Nam địa phương. Nhu cầu của họ là được sinh hoạt mục vụ và  phụng vụ bằng tiếng Việt Nam. Ngoài ra, với bản sắc và truyền thống, họ cũng rất muốn duy trì và phát triển nếp sống văn hóa và ngôn ngữ Việt Nam.
Ðể đáp ứng nhu cầu trên của giáo dân Việt Nam, Tòa Tổng Giám Mục đã cố gắng cắt cử một số linh mục Việt Nam, nhân làm chánh xứ hay phó xứ các giáo xứ bản địa, đảm trách luôn phần hành tuyên úy cho các cộng đoàn trong vùng. Tuy nhiên, không phải cộng đoàn nào cũng có linh mục Việt Nam trực tiếp coi sóc vì vấn đề nhân sự vẫn còn thiếu hụt. Việc chăm sóc các cộng đoàn không có linh mục Việt Nam ấy về phương diện mục vụ là một phần trách nhiệm của Linh Mục Tổng Quản.
Ðể giúp đỡ Linh Mục Tổng Quản hoàn thành mỹ mãn nhiệm vụ được giao và để ý hướng của Ðức Tổng Giám Mục được thực hiện trọn vẹn, chúng ta - hàng linh mục cũng như toàn thể giáo dân gốc Việt Nam trong Tổng Giáo Phận - cần kết hợp để tổ chức nên một Cộng Ðồng lớn mạnh, thống nhất, và ổn định. Muốn vậy, chúng ta cần có các cơ quan chỉ đạo và lãnh đạo được thiết lập căn cứ trên tinh thần văn bản “Nhiều Ðặc Sủng Một Thần Khí” của Tòa Tổng Giám Mục cũng như trên truyền thống văn hóa tôn giáo tốt đẹp của sắc dân Việt Nam.

II.       HỆ THỐNG TỔ CHỨC TẠI TRUNG ƯƠNG

1.              Thống thuộc và danh xưng:

a.       Các cộng đoàn địa phương nói trên được Linh Mục Tổng Quản chỉ đạo và lãnh đạo về mọi phương diện. Các cộng đoàn ấy tập họp thành Cộng Ðồng Công Giáo Việt Nam Tổng Giáo Phận Seattle (gọi tắt là Cộng Ðồng).
b.       Cộng Ðồng có một cơ quan hành chánh trung ương đặt tại số 1230 East Fir Street, Seattle, WA 98122. Cộng Ðồng cũng có các cơ sở vật chất như nhà thờ Các Thánh Tử Ðạo Công Giáo Việt Nam, Nhà Xứ, và các phòng ốc sinh hoạt, gần và xa địa điểm trên. Cơ quan hành chánh trung ương và các cơ sở sinh hoạt ấy được gọi chung là Trung Tâm Mục Vụ.
c.       Linh Mục Tổng Quản kiêm nhiệm chức vụ Giám Ðốc Trung Tâm.
d.       Về hàng tu sĩ, Linh Mục Tổng Quản được sự giúp đỡ trực tiếp của một hay nhiều linh mục phụ tá, và giúp đỡ gián tiếp của các linh mục và tu sĩ Việt Nam khác đang phục vụ trong giáo phận.
e.       Về hàng giáo dân, Linh Mục Tổng Quản được sự giúp đỡ của Hội Ðồng Mục Vụ, Hội Ðồng Tài Chánh, các ban ngành, các hội và đoàn thể, các nhóm, các ban, và văn phòng hành chánh.
f.        Ðể giúp Linh Mục Tổng Quản điều hành Cộng Ðồng và Trung Tâm một cách hiệu quả, nhất là với tình trạng thiếu nhân viên, Cộng Ðồng - qua các cộng đoàn địa phương - sẽ cung cấp nhân sự tình nguyện để thành lập nên một Ủy Ban Thường Vụ với các ban chuyên môn.
g.       Các linh mục Việt Nam được bổ nhiệm làm chánh hay phó xứ các giáo xứ Hoa Kỳ sẽ được Linh Mục Tổng Quản mời gọi, và được Tòa Tổng Giám Mục cấp bài sai, kiêm nhiệm chức vụ tuyên úy cho các cộng đoàn địa phương trong vùng. Nơi nào chưa có tuyên úy, Linh Mục Tổng Quản sẽ trực tiếp coi sóc.

2.              Các tổ chức tại trung ương:


a.       Trung Tâm Mục Vụ: cơ quan hành chánh trung ương của Cộng Ðồng và các cơ sở vật chất như nhà thờ các Thánh Tử Ðạo Công Giáo Việt Nam, nhà xứ, các phòng ốc sinh hoạt - gần cũng như xa - cấu tạo nên Trung Tâm Mục Vụ của Cộng Ðồng. Linh Mục Tổng Quản kiêm nhiệm chức vụ Giám Ðốc Trung Tâm.
b.       Hội Ðồng Linh Mục: Nếu được, và trong niềm mong mỏi, các linh mục Việt Nam đang phục vụ trong Tổng Giáo Phận sẽ kết hợp lại, qua lời mời của Linh Mục Tổng Quản, thành Hội Ðồng Linh Mục. Hội Ðồng Linh Mục sẽ cố vấn cho - và cùng với - Linh Mục Tổng Quản lãnh đạo Cộng Ðồng.
c.       Hội Ðồng Mục Vụ Cộng Ðồng: Với chức năng của Linh Mục Tổng Quản hiện nay, và với quan niệm rằng Hội Ðồng Mục Vụ Cộng Ðồng không những chỉ đóng vai trò tham vấn trong phạm vi mục vụ, mà còn có những ý kiến đóng góp về các lãnh vực khác của Cộng Ðồng, như phát triển cơ sở, sinh hoạt văn hóa và xã hội, đồng thời để nối kết các cộng đoàn ở xa, Hội Ðồng Mục Vụ Cộng Ðồng sẽ qui tụ hai đại biểu từ mỗi cộng đoàn địa phương. Một vị là thành viên có thẩm quyền trong hội đồng mục vụ của cộng đoàn (thường là vị chủ tịch), vị kia là đại diện cho các đoàn thể trong cộng đoàn. Nhiệm kỳ của mỗi đại biểu này trong Hội Ðồng Mục Vụ Cộng Ðồng là nhiệm kỳ của đương sự trong hội đồng mục vụ hay đoàn thể tại cộng đoàn địa phương.
Với tính năng hoạt động và vai trò quan trọng của các hội, đoànca đoàn đang sinh hoạt tại Trung Tâm, mỗi đơn vị cũng cử một đại biểu vào Hội Ðồng Mục Vụ. Nhiệm kỳ của mỗi đại biểu này trong Hội Ðồng Mục Vụ là nhiệm kỳ của đương sự trong ban điều hành của đoàn thể mà họ đại diện. Ðể được phép tham gia Hội Ðồng Mục Vụ Cộng Ðồng, các đoàn thể tại trung tâm phải qui tụ được một số hội viên nhất định[1], phải có các sinh hoạt thiết thực, và phải được Linh Mục Tổng Quản công nhận tư cách hoạt động.
Linh Mục Tổng Quản cũng sẽ chọn lựa thêm một số nhân sĩ, không quá 5 người, có đức độ và khả năng trong Cộng Ðồng vào Hội Ðồng Mục Vụ Cộng Ðồng. Nhiệm kỳ của mỗi vị là một năm, nhưng có thể được lưu nhiệm vô hạn định.
Tất cả các đại biểu này sẽ giúp ý kiến cũng như đề xuất các phương án kế hoạch công tác về đủ mọi lãnh vực (phát triển cơ sở vật chất, thăng tiến về văn hóa, giáo dục, xã hội, và tôn giáo) lên Linh Mục Tổng Quản để được cứu xét và chấp thuận. Ngược lại, Linh Mục Tổng Quản cũng có thể gợi ý, đề xuất ý kiến nào đó cho Hội Ðồng Mục Vụ để Hội Ðồng triển khai thành phương án kế hoạch, sau đó trình lên Linh Mục Tổng Quản để được cứu xét và chấp thuận.
Các đại biểu này sẽ tự chọn ra 3 vị để giữ các chức vụ chủ tịch, phó chủ tịchthư ký trong Ban Ðiều Hành của Hội Ðồng Mục Vụ. Các đại biểu trong Hội Ðồng Mục Vụ, tùy theo khả năng và sở thích, sẽ tập họp thành các tiểu ban chuyên môn[2], với một vị làm trưởng tiểu ban. Các tiểu ban chuyên môn này sẽ đặc biệt nghiên cứu về các chính sách, dự án, kế hoạch dài và ngắn hạn cho Cộng Ðồng trước khi đem ra thảo luận trong những buổi họp hàng quí hay bất thường của Hội Ðồng Mục Vụ. Các Tiểu Ban Xây Dựng và Phát Triển (cơ sở), Tiểu Ban Phụng Vụ và Thánh Nhạc, Tiểu Ban Giáo Lý và Ðức Tin, Tiểu Ban Văn Hóa và Giáo Dục, Tiểu Ban Bác Ái và Xã Hội, và Tiểu Ban Truyền Thông là những tiểu ban căn bản cần phải có trong Hội Ðồng.
d.       Hội Ðồng Tài Chánh: Hội Ðồng Tài Chánh có trách nhiệm giữ sổ sách kế toán chi thu, hoạch định ngân sách dài và ngắn hạn, và tìm các nguồn tài chánh cho Cộng Ðồng và Trung Tâm Mục Vụ. Hội Ðồng Tài Chánh cũng phải tổ chức các cuộc kiểm toán ngân khoản hàng quí và hàng năm của Cộng Ðồng và Trung Tâm Mục Vụ để báo cáo tình hình lên Linh Mục Tổng Quản và trước Cộng Ðồng.
Hội Ðồng Tài Chánh gồm khoảng 5 ủy viên, là những người không những có khả năng chuyên môn về tài chánh, biết dự trù ngân sách tương lai, mà còn có óc tổ chức các chương trình phát triển ngân quỹ cho Cộng Ðồng. Những người này tham gia Hội Ðồng qua hình thức tình nguyện hoặc đề cử, và được Linh Mục Tổng Quản chấp thuận. Hội Ðồng Tài Chánh có một Ban Ðiều Hành với các chức vụ chủ tịch, phó chủ tịchthư ký do chính nội bộ tự chọn. Nhiệm kỳ của mỗi ủy viên Hội Ðồng Tài Chánh là 3 năm, nhưng có thể được tái cử vô hạn định[3].
Hội Ðồng Tài Chánh cần nghiên cứu và áp dụng các qui định về tài chánh của Tòa Tổng Giám Mục, đồng thời sắp xếp nhân sự trong Hội Ðồng sao cho việc quản trị[4] về tài chánh của Cộng Ðồng được minh bạch và hợp lệ.
·     Chủ Tịch: điều hành tổng quát.
·     Phó Chủ Tịch: phụ tá Chủ Tịch và thay thế Chủ Tịch khi cần thiết.
·     Thư Ký: giữ sổ sách, giấy tờ điều hành, biên bản của Ủy Ban Thường Vụ.
·     Trưởng Ban Phụng Vụ và Thánh Nhạc: tổ chức và điều hợp các công tác về phụng vụ và thánh nhạc. Ban này cũng điều hợp công tác của các đoàn thể công giáo tiến hành và các ca đoàn.
·     Trưởng Ban Giáo Lý và Ðức Tin: tổ chức và điều hợp các công tác về truyền giáo, dạy giáo lý, và củng cố đức tin. Ban này cũng điều hợp công tác của các lớp giáo lý.
·     Trưởng Ban Văn Hóa và Giáo Dục: tổ chức và điều hợp các công tác trong lãnh vực văn hóa (tổ chức các lễ hội truyền thống, khuyến khích việc bảo tồn và phát triển văn hóa Việt). Ban này cũng điều hợp công tác của các lớp Việt ngữ.
·     Trưởng Ban Bác Ái và Xã Hội: tổ chức và điều hợp các công tác về xã hội và bác ái[5]. Ban này cũng điều hợp công tác của các hội từ thiện.
·     Trưởng Ban Truyền Thông: tổ chức và điều hợp các công tác về truyền thông. Ban này cũng điều hợp công tác của ban báo chí và nhóm chuyên viên về trang nhà.
·     Trưởng Ban Bảo Trì Cơ Sở: tổ chức và điều hợp việc sử dụng cũng như bảo trì các tài sản (phòng ốc, dụng cụ, vật tư) của Cộng Ðồng.
·     Trưởng Ban An Ninh: tổ chức và điều hợp việc giữ gìn an ninh cơ sở, an ninh cho các sinh hoạt tại trung tâm hay tại các địa điểm sinh hoạt.
Ngoài ra, khi có nhu cầu, Linh Mục Tổng Quản có thể thành lập các ban hay nhóm chuyên trách để thực hiện các kế hoạch công tác đặc biệt. Các nhóm hay ban này có thể hoạt động độc lập hoặc phối hợp với các ban ngành đoàn thể khác.
Các ban trong Ủy Ban Thường Vụ có thể cộng tác với các tiểu ban chuyên môn trong Hội Ðồng Mục Vụ để cùng nghiên cứu và đệ trình các dự án kế hoạch lên Hội Ðồng để thảo luận. Tuy nhiên, trong các buổi thảo luận này, các đại biểu của Ủy Ban Thường Vụ không được quyền bỏ phiếu.
Các trưởng ban nên mời gọi thêm nhân sự tham gia để tăng cường khả năng phục vụ của ban. Có thể có các phụ tá hay ủy viên, nhiều ít tùy theo nhu cầu của ban, nhưng những vị này không chính thức[6] nằm trong Uỷ Ban Thường Vụ.
Các vị trưởng ban vừa là tham vấn riêng cho Linh Mục Tổng Quản về lãnh vực chuyên trách, vừa là người thực hiện các đề án công tác đã được các Hội Ðồng thông qua và được Linh Mục Tổng Quản chấp thuận. Qua phần hành họ giữ và khả năng họ có, Ủy Ban Thường Vụ là thành phần chủ động trong các công tác của Cộng Ðồng và các sinh hoạt của Trung Tâm Mục Vụ.
Vị Chủ Tịch có thể được Linh Mục Tổng Quản chỉ định đại diện cho Cộng Ðồng tham gia các sinh hoạt bên ngoài Cộng Ðồng.
Những người này cần có khả năng về tổ chức, về lãnh đạo, hoặc chuyên môn đặc biệt về các phần hành mà mình trách nhiệm. Họ tham gia Ủy Ban qua hình thức tình nguyện hoặc đề cử, và phải qua các giai đoạn cầu nguyện, học hỏi và tìm hiểu trong các sinh hoạt tĩnh huấn. Họ cần được Hội Ðồng Mục Vụ Cộng Ðồng tín nhiệm[7] và phải được Linh Mục Tổng Quản chấp nhận.
Nhiệm kỳ của mỗi thành viên trong Ủy Ban Thường Vụ là 3 năm, và có thể được tái cử vào một chức vụ[8] không quá một lần trong 2 nhiệm kỳ liên tiếp.
Để tránh mâu thuẫn về vai trò và chức năng giữa hai tổ chức Hội Đồng Mục Vụ và Uỷ Ban Thường Vụ, các thành viên Hội Đồng Mục Vụ không được tham gia Uỷ Ban Thường Vụ và ngược lại[9].
f.        Văn phòng hành chánh: Ít nhất Trung Tâm Mục Vụ cần có hai nhân viên được trả lương: một về hành chánh, và một về tài chánh, kế toán.
g.       Các ban ngành và nhóm chuyên môn[10]: là các lớp Việt ngữ, giáo lý, các ban báo chí, kỹ thuật trang nhà, nhóm Hoan Thiện, nhóm đặc trách giới trẻ, v.v., đang sinh hoạt tại Trung Tâm. Các ban ngành và nhóm này nên thường xuyên liên lạc, sinh hoạt chung với các ban ngành và nhóm ở địa phương khi hoàn cảnh cho phép hoặc khi có nhu cầu chung.
h.       Các đoàn thể Công Giáo Tiến Hành và ca đoàn: là các ca đoàn, hội và đoàn đang sinh hoạt tại Trung Tâm. Mỗi đoàn thể này được điều hành bởi một ban điều hành do các thành viên tự bầu chọn theo qui định riêng của đoàn thể mình. Nhiệm kỳ của ban điều hành các đoàn thể này nên được qui định chung là 3 năm. Ðể được hợp lệ, thành phần ban điều hành mới cần được Linh Mục Tổng Quản chấp nhận. Các đoàn thể tại Trung Tâm và các địa phương nên thường xuyên tìm cách liên lạc và tạo điều kiện cho các hội viên, đoàn viên sinh hoạt chung.

III.     GIÁO DÂN: QUYỀN LỢI VÀ TRÁCH NHIỆM

·     Giáo dân gia nhập Cộng Ðồng qua cộng đoàn địa phương.
·     Chỉ các giáo dân chính thức gia nhập Cộng Ðồng mới được hưởng mọi quyền lợi tại cộng đoàn địa phương cũng như tại Trung Tâm Mục Vụ.
·     Giáo dân cần đóng góp công sức và tài chánh cho Cộng Ðồng xuyên qua các cộng đoàn địa phương hay trực tiếp cho Trung Tâm. Quy định và thể thức đóng góp sẽ được quyết định bởi Hội Ðồng Mục Vụ và Hội Ðồng Tài Chánh.
·     Giáo dân tại các địa phương, nếu đã dấn thân hoạt động tại các cộng đoàn, cũng nên tìm cách tham gia thêm vào các sinh hoạt tại Trung Tâm khi hoàn cảnh cho phép (kể cả việc tham gia các chức vụ tại Trung Tâm, hay gia nhập các đoàn thể, tổ chức của Trung Tâm).
·     Ðể được nắm giữ các chức vụ tại Trung Tâm cũng như ở địa phương, đương sự phải là giáo dân đã ghi danh gia nhập chính thức tại một cộng đoàn, có đóng góp tài chánh theo qui định, có hạnh kiểm tốt, không sống rối phép đạo, và không từng mang án hình sự ngoài đời[11].

IV.     VAI TRÒ CỦA TRUNG TÂM MỤC VỤ ÐỐI VỚI CỘNG ÐOÀN ÐỊA PHƯƠNG

·     Ðáp ứng các nhu cầu về mục vụ và phụng vụ của các cộng đoàn.
·     Ðáp ứng các nhu cầu khác của các cộng đoàn khi được yêu cầu.
·     Giúp huấn luyện và đào tạo các cán bộ cho các cộng đoàn.
·     Ðối với các cộng đoàn hiện đã có linh mục Việt Nam làm tuyên úy (chính thức hay tăng phái), các cộng đoàn có thể tự túc về mọi phương diện trong mọi lãnh vực sinh hoạt.
·     Ðối với các cộng đoàn xa mà không có linh mục Việt Nam làm tuyên úy, Trung Tâm Mục Vụ sẽ gởi các linh mục Việt Nam về phục vụ theo lịch trình hoặc nhu cầu cấp thời.
·     Ðối với các cộng đoàn ở gần Trung Tâm mà không có linh mục Việt Nam, Trung Tâm Mục Vụ khuyến khích giáo dân về sinh hoạt thường xuyên tại Trung Tâm. Tuy nhiên, khi cộng đoàn này có các sinh hoạt đặc biệt riêng, Trung Tâm vẫn khuyến khích và sẽ gởi linh mục Việt Nam về phục vụ theo yêu cầu.
·     Trung Tâm Mục Vụ sẽ tạo cơ hội cho các cộng đoàn địa phương liên hệ tốt[12] với các giáo xứ bản địa trong vùng, khi được yêu cầu.

V.        TỔ CHỨC TẠI CÁC CỘNG ÐOÀN ÐỊA PHƯƠNG

·     Các cộng đoàn địa phương nên nghiên cứu văn bản Nhiều Ðặc Sủng Một Thần Khí (Many Gifts One Spirit) của Tòa Tổng Giám Mục và văn bản này của Cộng Ðồng Công Giáo Việt Nam Tổng Giáo Phận Seattle để thiết lập nên một qui định tổ chức riêng cho cộng đoàn sao cho phù hợp với đường hướng của Tổng Giáo Phận và Cộng Ðồng.  Mỗi cộng đoàn địa phương nên có một cơ cấu lãnh đạo thống nhất, gọi chung là Hội Ðồng Mục Vụ cộng đoàn. Các hội đồng mục vụ này ngoài chức năng tham vấn về mục vụ cho các linh mục tuyên úy cộng đoàn còn có chức năng điều hành cộng đoàn về mọi phương diện.
·     Mỗi hội đồng mục vụ cộng đoàn nên có một chủ tịch, một phó chủ tịch, một thư ký, một thủ quỹ, và các trưởng ban chuyên môn. Việc chọn lựa các chức vụ này cũng cần theo hướng dẫn trong hai văn bản nói trên. Nhiệm kỳ của các thành viên này là 3 năm, và có thể được tái cử vào một chức vụ không quá một lần trong hai nhiệm kỳ liên tiếp.
·     Mỗi cộng đoàn cũng nên có một ban tài chánh với chức năng và tổ chức tương tự như Hội Ðồng Tài Chánh của Cộng Ðồng.
·     Tất cả các chức vụ trong hội đồng mục vụ, ban tài chánh, hay các đoàn thể của cộng đoàn, sau khi được bầu chọn, đều phải được trình báo lên Linh Mục Tổng Quản hoặc linh mục tuyên úy cộng đoàn liên hệ để xin chấp nhận.

VI.     ÐỊNH LẠI RANH GIỚI CÁC CỘNG ÐOÀN

Tổng Giáo Phận hiện nay có 10 hạt (deaneries). Căn cứ vào sự phân ranh của các hạt, Tòa Tổng Giám Mục bổ nhiệm các linh mục phục vụ các giáo xứ, trong đó có các linh mục gốc Việt Nam. Ðể phù hợp với việc phân bổ các linh mục của Tòa Tổng Giám Mục, và mang lại lợi ích thiết thực cho giáo dân Việt Nam, ranh giới của các cộng đoàn địa phương cũng có thể sẽ được phân lại theo ranh giới của các hạt khi thời gian và điều kiện cho phép.

VII.   TƯƠNG QUAN VỚI LIÊN ÐOÀN CÔNG GIÁO VIỆT NAM TẠI HOA KỲ

Cộng Đồng Công Giáo Việt Nam Tổng Giáo Phận Seattle, trong tinh thần giao lưu, là một thành viên của Liên Đoàn Công Giáo Việt Nam tại Hoa Kỳ, thuộc miền Tây Bắc. Cộng Đồng có thể tổ chức hay tham gia những sinh hoạt chung với Liên Đoàn, tùy hoàn cảnh và điều kiện theo từng thời kỳ. Vị Chủ Tịch Ủy Ban Thường Vụ của Cộng Đồng sẽ là đại diện chính thức của Cộng Ðồng tại tổ chức này. Các cá nhân khác trong Cộng Ðồng cũng có thể tham gia vào các chức vụ trong ban điều hành các cấp của Liên Ðoàn, nhưng không mang tư cách đại diện cho Cộng Ðồng.

VIII. TU CHÍNH

Bản văn này có thể được tu chính, một phần hay toàn phần, khi nhu cầu hay hoàn cảnh sinh hoạt của Cộng Ðồng thay đổi. Tuy nhiên, việc tu chính phải phù hợp với các chỉ đạo của Tòa Tổng Giám Mục và các lợi ích của Cộng Ðồng.


[1] Con số hội viên mà mỗi đoàn thể phải có để đạt yêu cầu qui định không nhất thiết phải đông mà chủ yếu là phải đủ để hoạt động hữu hiệu tùy theo phạm vi và nhu cầu hoạt động của đoàn thể đó.
[2] Gọi là “tiểu ban” chuyên môn trong Hội Ðồng Mục Vụ là để khỏi lẫn lộn với các “ban” trong Ủy Ban Thường Vụ. “Tiểu ban” trong Hội Ðồng Mục Vụ có nhiệm vụ tương đương với commission, và “ban” trong Ủy Ban Thường Vụ có nhiệm vụ tương đương với ministry hay committee trong văn bản Many Gifts One Spirit. Các tiểu ban trong Hội Đồng Mục Vụ là tập hợp các thành viên có chung khả năng chuyên môn và sở thích phục vụ. Các tiểu ban chuyên môn này làm việc/nghiên cứu trên các chương trình mà Cộng Đồng sẽ thực hiện trong tương lai, sau đó đúc kết thành phương án để đưa ra thảo luận chung trong phiên họp kỳ tới của Hội Đồng Mục Vụ
[3] Ðối với các thành viên có chuyên môn cao trong lãnh vực tài chánh thì họ có thể được tái cử vô hạn định, nếu như Cộng Ðồng vẫn cần khả năng đóng góp của họ và nếu các giới chức lãnh đạo Cộng Ðồng vẫn tiếp tục tín nhiệm họ
[4] Hội Ðồng Tài Chánh cần tuyển thêm nhân sự tin cậy để kết toán và tạm giữ tiền thu trong các thánh lễ trước khi bỏ vào tủ sắt có khóa, hay ký quỹ vào ngân hàng. Các giới chức lãnh đạo Hội Ðồng này phải cắt cử nhân viên sao cho việc kiểm soát ngân khoản và lưu giữ tiền mặt không bị thất thoát hay có kẽ hở
[5] Công tác xã hội không nhất thiết phải là trợ giúp về tiền bạc hay vật chất. Thăm viếng, an ủi, nâng đỡ tinh thần, khuyên bảo, cầu nguyện cho, v.v., cũng là các trách nhiệm hoạt động của Ban Bác Ái và Xã Hội
[6] Trưởng ban trong Uỷ Ban Thường Vụ có thể chỉ định một số thành viên trong ban vào các chức vụ phụ tá trưởng ban, ủy viên hay thư ký. Các thành viên này tuy không chính thức nằm trong Uỷ Ban Thường Vụ nhưng họ được (và rất nên được) tham dự các phiên họp của Ủy Ban Thường Vụ, khi cần
[7] Ủy Ban Thường Vụ gồm những người tình nguyện, được chọn không qua bầu cử trực tiếp bởi giáo dân. Ðể những người này được “danh chính ngôn thuận” và có uy tín trước Cộng Ðồng trong khi thi hành chức vụ, họ không những phải cần được Linh Mục Tổng Quản chấp nhận mà còn phải được giáo dân tín nhiệm cách gián tiếp xuyên qua tổ chức đại diện của họ là Hội Ðồng Mục Vụ Cộng Ðồng. Khi có một thành viên của Uỷ Ban Thường Vụ phạm lỗi nặng, Hội Đồng Mục Vụ cũng là cơ quan có trách nhiệm tìm phương thức chế tài đối với thành viên đó và đệ trình Linh Mục Tổng Quản quyết định.
[8] Nhiệm kỳ của các thành viên trong Ủy Ban Thường Vụ cũng như các ban điều hành của các đoàn thể, hội đoàn, cộng đoàn theo hướng dẫn trong văn bản Many Gifts One Spirit là 3 năm và có thể được tái cử một lần. Ðiều ấy rất hợp lý vì giúp tránh được trường hợp một người giữ một chức vụ quá lâu, trong khi những người khác không có cơ hội phục vụ. Tuy nhiên, 3 năm sau khi mãn nhiệm, thành viên ấy có thể trở lại ứng cử vào chức vụ cũ mà mình đã giữ trước đây. Ðiều này sẽ giúp cho Cộng Ðồng giữ được nhân tài nếu như người ấy là người có đức độ và khả năng thật sự.
[9] Hội Đồng Mục Vụ và Uỷ Ban Thường Vụ là hai tổ chức cao nhất của Cộng Đồng. Hai tổ chức này có vai trò và chức năng khác nhau, một đằng là chỉ đạo/lãnh đạo (Hội Đồng Mục Vụ), một đằng là điều hành (Uỷ Ban Thường Vụ). Muốn hoạt động hữu hiệu, hai cơ quan này cần hợp tác chặt chẽ với nhau, nhưng không được chi phối hay can thiệp vào nội bộ của nhau. Để đạt được mục đích này, thành viên nào của Hội Đồng Mục Vụ muốn tham gia Uỷ Ban Thường Vụ thì trước hết phải rút lui/từ chức khỏi Hội Đồng. Ngược lại, thành viên nào của Uỷ Ban Thường Vụ muốn tham gia Hội Đồng Mục Vụ thì cũng phải rút lui khỏi Uỷ Ban Thường Vụ. Các giới chức lãnh đạo khác của các cộng đoàn hay hội đoàn, không phải là đại biểu trong Hội Đồng Mục Vụ, dù đã tham gia Uỷ Ban Thường Vụ, thì vẫn không nhất thiết phải rút lui khỏi chức vụ mà mình đang nắm trong cộng đoàn hay đoàn thể đó, nếu như tự xét thấy mình vẫn có thì giờ và năng lực để thi hành cả hai chức vụ.
[10] Các nhóm thường chưa phải là một hội đoàn hay đoàn thể, nên không có đại biểu trong Hội Ðồng Mục Vụ. Thành viên các nhóm chuyên môn này nên tham gia Uỷ Ban Thường Vụ để đóng góp khả năng đặc biệt của mình vào các sinh hoạt của Cộng Đồng.
[11] Ðể biết được quá khứ của ứng viên, các giới chức lãnh đạo Cộng Ðồng thường phải căn cứ trên bản lý lịch của đương sự, ý kiến của người đề cử, dư luận trong Cộng Ðồng, và có thể phải dùng đến các phương thức điều tra dân sự của cảnh sát. Phương thức nào cũng nên được thực hiện một cách kín đáo, tránh làm thương tổn đến danh dự và tình cảm của ứng viên. Ðể làm được công tác vận động người ra  phục vụ Cộng Ðồng cũng như điều tra quá khứ, lý lịch của họ, Cộng Ðồng cần có một ủy ban đặc biệt, gọi là Ủy Ban Vận Dụng Nhân Lực, gồm khoảng 5 đến 10 người, đặt dưới sự chỉ đạo và lãnh đạo của Linh Mục Tổng Quản. Ủy Ban này có thể làm việc ngắn hạn hoặc dài hạn, tùy theo nhu cầu
[12] Các cộng đoàn địa phương đôi khi gặp rắc rối với các giáo xứ bản địa trong vùng, như vấn đề sử dụng nhà thờ, phòng ốc, vấn đề trả chi phí thuê mướn, đóng góp tiền thâu, v.v. Trung Tâm Mục Vụ Cộng Ðồng, qua Linh Mục Tổng Quản, các Linh Mục phụ tá, và các Linh Mục tuyên úy cộng đoàn, sẽ có thể giúp bằng cách tạo một gạch nối để hai bên thông cảm và đạt được các thỏa thuận hợp lý